Personvernerklæring

Vibrand Kapitalforvaltning AS, organisasjonsnummer 947 489 771, er et norskregistrert verdipapirforetak med konsesjon fra Finanstilsynet som er underlagt norsk lov. Det innebærer at vi behandler personopplysninger i samsvar med gjeldende norsk personvernlovgivning og praksis.

Personopplysninger er opplysninger som kan knyttes til en identifisert eller identifiserbar fysisk person, som for eksempel navn, fødselsnummer, telefonnummer, m.v.

I denne personvernerklæringen har vi beskrevet hvilke personopplysninger vi behandler for å kunne tilby deg våre tjenester og hvordan vi behandler dem og sikrer at ikke andre får innsyn i dine opplysninger.

 

Opplysninger om behandlingsansvarlig

Vibrand Kapitalforvaltning AS, organisasjonsnummer 947 489 771, er behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysningene som omtales her, dersom ikke annet er opplyst. Det innebærer at vi er ansvarlige for å ivareta de personopplysningene vi ber om fra deg eller innhenter fra andre kilder etter avtale med deg, også når vi bruker underleverandører.

Kontaktinformasjon til personvernombud i Vibrand Kapitalforvaltning: personvern@vibrandkapital.no

 

Informasjon vi behandler og hva den brukes til

1. Ved avtaleinngåelse

Når du blir personkunde hos oss, innhenter vi opplysninger for å oppfylle krav vi er pålagt etter verdipapirlovgivningen og hvitvaskingslovgivningen, samt opplysninger som er nødvendige for å kunne oppfylle avtalen med deg.

 

Vi innhenter følgende personopplysninger om deg som personkunde:

Kundens navn innhentes for å oppfylle en avtale med den registrerte, jf. GDPR art. 6 (1) b og for å oppfylle en rettslig forpliktelse (krav etter hvitvaskingsloven), jf. GDPR art. 6 (1) c

Kontaktopplysninger (adresse, telefonnr, mv.) innhentes for å oppfylle en avtale med den registrerte, jf. GDPR art. 6 (1) b og for å oppfylle en rettslig forpliktelse (krav etter hvitvaskingsloven og verdipapirfondloven), jf. GDPR art. 6 (1) c

Norsk fødselsnummer, D-nummer, eller tilsvarende utenlandsk identifikasjonsnummer (TIN) innhentes for å oppfylle en rettslig forpliktelse (krav etter hvitvaskingsloven og verdipapirfondloven), jf. GDPR art. 6 (1) c

Statsborgerskap innhentes for å oppfylle en rettslig forpliktelse (krav etter hvitvaskingsloven), jf. GDPR art. 6 (1) c

Skattemessig hjemland om annet enn Norge innhentes for å oppfylle en rettslig forpliktelse (krav etter skattelovgivningen), jf. GDPR art. 6 (1) c

Bankkonto- og evnt. VPS-kontonummer innhentes for å oppfylle en avtale med den registrerte, jf. GDPR art. 6 (1) b

Opplysninger om politisk eksponering (PEP) innhentes for å oppfylle en rettslig forpliktelse (krav etter hvitvaskingsloven), jf. GDPR art. 6 (1) c

Formål og mål med investeringeninnhentes for å oppfylle en rettslig forpliktelse (krav etter hvitvaskingsloven og verdipapirhandellovgivningen), jf. GDPR art. 6 (1) c

Opplysninger om opphavet til midlene som investeres innhentes for å oppfylle en rettslig forpliktelse (krav etter hvitvaskingsloven), jf. GDPR art. 6 (1) c

Kunnskap om investeringstjenester, finansielle instrumenter og transaksjoner innhentes for å oppfylle en rettslig forpliktelse (krav etter verdipapirhandellovgivningen), jf. GDPR art. 6 (1) c

Art, antall og hyppighet av kundens transaksjoner i finansielle instrumenter og den periode de er gjennomført innhentes for å oppfylle en rettslig forpliktelse (krav etter verdipapirhandellovgivningen), jf. GDPR art. 6 (1) c

Utdannelse og arbeidserfaring innhentes for å oppfylle en rettslig forpliktelse (krav etter verdipapirhandellovgivningen), jf. GDPR art. 6 (1) c

 

Når kunden er et foretak, innhenter vi følgende opplysninger som kan knyttes til enkeltpersoner:

Navn og kontaktopplysninger for fysiske personer som kan handle på vegne av kunden innhentes For å oppfylle en avtale med den registrerte, jf. GDPR art. 6 (1) b

Norsk fødselsnummer, D-nummer, eller tilsvarende utenlandsk identifikasjonsnummer (TIN) for fysiske personer som kan handle på vegne av kunden og for reelle rettighetshavere innhentes for å oppfylle en rettslig forpliktelse (krav etter hvitvaskingsloven, verdipapirhandellovgivningen og alminnelig avtalerett), jf. GDPR art. 6 (1) c

Opplysninger om politisk eksponering (PEP) for fysiske personer som kan handle på vegne av kunden og for reelle rettighetshavere innhentes for å oppfylle en rettslig forpliktelse (krav etter hvitvaskingsloven), jf. GDPR art. 6 (1) c

Navn, kontaktopplysninger, statsborgerskap og skattemessig hjemland til reelle rettighetshavere innhentes for å oppfylle en rettslig forpliktelse (krav etter hvitvaskingsloven og verdipapirfondloven), jf. GDPR art. 6 (1) c

Opplysninger om kunnskap og erfaring fra verdipapirhandel på enkeltpersoner som kan handle på vegne av kunden innhentes for å oppfylle en rettslig forpliktelse (krav etter verdipapirhandellovgivningen), jf. GDPR art. 6 (1) c

 

Opplysningene som hentes inn ved etablering av avtaleforholdet vil bli lagret i våre kundesystemer. De opplysningene som er hentet inn fordi vi er lovpålagt å lagre dem, vil som hovedregel bli lagret i 5 år etter at kundeforholdet er avsluttet fordi hvitvaskingslovgivningen og verdipapirhandellovgivningen krever at vi beholder dem så lenge. Opplysningene blir selvfølgelig tatt ut av kundesystemet og lagret i en mappe der kun de som trenger tilgang til opplysningene i sitt daglige arbeid (for eksempel hvitvaskingsansvarlig) har tilgang i perioden fra da kundeforholdet ble avsluttet til vi har lov til å slette opplysningene.

 

2. I tiden du er kunde

I tiden du er kunde, ajourholder vi informasjonen vi innhentet om deg ved etableringen av kundeforholdet. Vi utfører også løpende kundekontroll etter hvitvaskingslovens regler og overvåker transaksjoner for å være sikre på at disse har et lovlig opphav og formål. Vi er også lovpålagt å lagre kommunikasjon med deg som har tilknytning til ytelse av investeringstjenester og utførelse av investeringsvirksomhet, enten det er snakk om elektronisk kommunikasjon eller telefonsamtaler. Opplysningene lagres i et varig format som ikke kan manipuleres. Opplysningene lagres i minst tre år og kan gjenfinnes etter følgende kriterier:

  • Kundens identitet og /eller inngående og utgående telefonnummer
  • Tidspunkt for kommunikasjon og
  • Ansatte hos foretaket som utførte kommunikasjonen.

Vi er også pålagt å lagre egnethetsvurderinger, dokumentasjon for transaksjoner og annen informasjon som gjelder avtaleforholdet. Denne informasjonen lagres i minst fem år etter at kundeforholdet er avsluttet.

 

3. Informasjon om potensielle kunder

Vi behandler personopplysninger om personer som har vist interesse gjennom å abonnere på nyhetsbrev eller basert på den registrertes samtykke. Opplysningene slettes når du ber om det, eller når det ikke lenger er nødvendig å behandle personopplysningene. Vi innhenter opplysninger som navn og kontaktinformasjon som er offentlig tilgjengelig samt kontaktinformasjon som er gitt med uttrykkelig samtykke. Vi oppbevarer kommunikasjon med potensielle kunder i opptil 2 år.

 

Nærmere om hvordan vi behandler personopplysningene

Vibrand Kapitalforvaltning behandler i hovedsak personopplysninger for å oppfylle de forpliktelsene vi har påtatt oss ved å inngå avtale med den registrerte. Det innebærer at opplysningene brukes til kundeadministrasjon, fakturering og for å gjennomføre oppdrag den registrerte har gitt oss. Behandlingsgrunnlaget er som hovedregel avtalen eller rettslige forpliktelser. For øvrig behandler vi personopplysninger basert på samtykke fra den registrerte.

For øvrig behandler vi personopplysninger for følgende formål:

Dokumentasjon og kontroll

Regelverket som regulerer virksomheten til Vibrand Kapitalforvaltning pålegger oss å oppbevare dokumentasjon om våre kunder og oppdrag vi har utført for kundene våre. I tillegg stiller lovgivningen og myndigheter krav til at vi jevnlig kontrollerer at vi oppfyller de krav som gjelder for oss. I forbindelse med slike kontroller lytter vi igjennom telefonsamtaler, og tar stikkprøver av kundeavtaler, egnethetsvurderinger og kundekontroller, m.v.

Salg og investeringsrådgivning

Den informasjonen vi er pålagt å lagre om kundeforholdet etter verdipapirlovgivningens regler, bruker vi for å sikre og dokumentere at du får råd tilpasset ditt kunnskapsnivå, risikovillighet og investeringsmål.

Markedsføring

Vibrand Kapitalforvaltning behandler personopplysninger for å kunne gi deg informasjon om tjenester og produkter vi tror kan være nyttige for deg.

Når du registrerte deg som kunde, eller senere, fikk du spørsmål om du samtykket til at vi kontaktet deg i markedsføringsøyemed og hvilke kanaler du ønsket å bli kontaktet i. Samtykket kan til enhver tid endres eller trekkes tilbake. Dette kan gjøres ved å sende en mail til personvern@vibrandkapital.no.

For å abonnere på vårt nyhetsbrev, må du samtykke til at vi lagrer navnet ditt og e-postadressen din. Du kan enkelt melde deg av det enkelte nyhetsbrev ved å følge instruksjonene nederst i e-posten.

Henvendelser fra offentlige myndigheter

Vibrand Kapitalforvaltning er pålagt å dele informasjon med blant andre finansregulatoriske myndigheter, skattemyndigheter, Datatilsynet og Politi når det har hjemmel i lov eller forskrift.  Vi er også meldepliktige etter hvitvaskingslovens regler og melder mistenkelige transaksjoner til Økokrim. Meldte transaksjoner oppbevares i fem år etter at meldingen ble sendt.

Sikring av personopplysningene vi behandler

Vibrand Kapitalforvaltning har etablert interne rutiner for å sikre at dine personopplysninger behandles i samsvar med gjeldende lovgivning. Rutinene sikrer at behandlingen ivaretar strenge krav til konfidensialitet, tilgjengelighet og integritet. Vi utfører jevnlige kontroller for å sikre at rutinene etterleves.

Alle som jobber hos oss eller utfører arbeid på våre vegne får informasjon om og opplæring i rutinene og binder seg til en omfattende taushetserklæring.

 

Lagringstid

Vibrand Kapitalforvaltning lagrer ikke personopplysninger lenger enn det som er nødvendig og lovlig. Noen opplysninger er vi lovpålagt å lagre i bestemte tidsperioder. Disse opplysningene lagrer vi selvfølgelig minst så lenge som loven krever. Dette gjelder i hovedsak disse kategoriene av personopplysninger:

HjemmelPersonopplysningskategoriMinste oppbevaringstid
Verdipapirhandelloven med tilhørende forskrifterDokumentasjon og informasjon som er oppbevaringspliktig etter verdipapirhandelloven og forskrift, herunder opplysninger om kunden og lydopptak.Minst 5 år etter at kundeforholdet er opphørt.

Lydopptak: Minst 3 år fra opptaket ble gjort.

HvitvaskingslovenOppbevaringspliktig informasjon som kundekontroll og mistenkelige transaksjoner5 år etter at kundeforholdet er avsluttet eller transaksjonen er gjennomført.
Bokføringsloven og bokføringsforskriftenOppbevaringspliktig regnskapsmaterialeOpptil 10 år

 

Deling av personopplysninger

Vibrand Kapitalforvaltning deler personopplysninger med tredjeparter når:

  • Den registrerte samtykker til eller anmoder om deling, for eksempel ved bytte av fond
  • Deling er nødvendig ifbm. drift av Vibrand Kapitalforvaltning sine IT-systemer.
  • Vi må dele personopplysninger med tredjeparter som for eksempel underleverandører for å kunne oppfylle avtalen med deg.
  • Deling er nødvendig for å ivareta Vibrand Kapitalforvaltning sine interesser i forbindelse med en rettslig tvist
  • Vi er lovpålagt å dele informasjonen, for eksempel ved rapportering av mistenkelige transaksjoner til Økokrim

 

Den registrertes rettigheter

Du har rett til å be om innsyn i personopplysninger vi har lagret om deg. Du har også rett til å be om at uriktige opplysninger blir rettet og/eller slettet, så lenge lovgivning ikke er til hinder for sletting.

Du kan også be om at behandlingen av personopplysninger begrenses i spesielle tilfelle. Du har rett til å ta med seg dine personopplysninger fra en virksomhet til en annen (dataportabilitet), forutsatt at slik overføring er teknisk mulig.

Dersom behandlingen av personopplysninger er basert på ditt samtykke, har du til enhver tid rett til å trekke tilbake samtykket.

I noen tilfeller forhindrer lovkrav og taushetsplikt oss fra å kunne gi deg innsyn i eller slette personopplysninger eller for øvrig bidra til at du kan utøve dine øvrige personvernrettigheter.

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger er i strid med lov, kan du klage til Datatilsynet. https://www.datatilsynet.no/om-datatilsynet/kontakt-oss/hvordan-kan-jeg-klage-til-datatilsynet/

Klager til Datatilsynet skal inngis skriftlig i brevs form til følgende adresse:

Datatilsynet

Postboks 8177

0034 Oslo